Combien d'appareils compatibles avec la messagerie électronique possédez-vous? Et combien en utilisez-vous régulièrement? Pour moi, c'est un ordinateur de bureau au bureau, un gros ordinateur portable Windows puissant que j'utilise à la maison et un ordinateur plus portable que je transporte en voyage, un Mac, trois tablettes (voyage, chevet et table basse), et peut-être quatre téléphones différents qui Je teste à tout moment.
Maintenant, je me rends compte que je ne suis pas un utilisateur typique, d'autant plus que trois des téléphones et une des tablettes sont prêtés, mais je ne pense pas qu'il soit inhabituel pour quelqu'un d'avoir un PC de travail, un PC à la maison, un ordinateur portable, un téléphone et éventuellement une tablette, tous ayant besoin d'accéder au même compte de messagerie. Ou plus probablement, plusieurs comptes.
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Je ne pense pas qu’il soit inhabituel d’avoir un ordinateur de bureau, un ordinateur personnel, un ordinateur portable, un téléphone et peut-être une tablette
Il y a des problèmes, cependant, et ils ne proviennent pas tellement de l'envoi ou de la réception d'e-mails - la plupart des appareils de nos jours sont livrés avec des clients brillants pour le faire. Non, ce qui bogue les gens, c'est de garder leurs e-mails correctement synchronisés sur plusieurs ordinateurs et ordinateurs de poche. Si vous travaillez toujours avec POP3 (et que de nombreuses personnes y sont obligées), un e-mail entrant particulier a peut-être été téléchargé sur un appareil et supprimé du serveur. ensuite, si vous souhaitez y répondre à partir de votre téléphone ou de votre tablette, vous constaterez qu'elle n'est pas là. De même, si vous avez répondu à un e-mail il y a quelques semaines et que vous souhaitez y revenir dans votre dossier Éléments envoyés - encore une fois, avec une configuration POP3 traditionnelle - vous devrez être sur le même ordinateur pour ce faire. C'est très compliqué.
Il existe un certain nombre de solutions, et j'en passerai en revue plusieurs ici - ma liste ne sera pas exhaustive et je suis sûr que certains d'entre vous auront d'autres idées (probablement meilleures), alors n'hésitez pas à ajouter un commentaire ci-dessous.
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Les bases
Commençons par les bases. Par défaut, la plupart des clients de messagerie suppriment un e-mail d'un serveur POP3 dès qu'il a été téléchargé: vous trouverez généralement une option enfouie quelque part dans les paramètres ou les options, pour laisser l'e-mail sur le serveur pendant xx jours. Définissez ce délai sur environ 30 jours, ou selon ce qui convient à votre environnement de travail, et au moins vous recevrez tous vos e-mails sur tous vos appareils. Vous devrez ajuster la période de temps au maximum pendant laquelle un seul appareil peut s'asseoir sur le bureau sans que vous ne l'utilisiez. Oh, et ce qui est d’une importance vitale, c’est que vous devez effectuer cette modification de configuration sur tous vos clients POP3 - ne laissez qu’un seul sur le paramètre par défaut et cela supprimera complètement la configuration.
Qu'en est-il des e-mails envoyés? Comment les obtenir sur tous vos appareils? Eh bien, c'est peut-être un peu maladroit, mais le moyen le plus simple est de renvoyer tous vos e-mails en CC (ou de préférence en BCC). En fait, vous pourrez configurer de nombreux clients de messagerie pour qu'ils le fassent automatiquement. Avec d'autres, Outlook étant un exemple, vous pouvez créer une règle pour transférer automatiquement tous les e-mails envoyés vers une autre adresse, et cela peut être votre propre adresse, renvoyant ainsi les e-mails à votre propre compte.
Malheureusement, avec Outlook 2010, vous ne pouvez que CC, et non BCC, de tels e-mails, ce qui n'est pas un problème majeur, mais peut sembler étrange lorsque d'autres voient que vous vous recopiez sur tous vos e-mails. Il existe un moyen de contourner ce problème en utilisant un code VB personnalisé, et c'est peut-être quelque chose sur lequel je reviendrai à l'avenir.
De nombreuses personnes ne veulent tout simplement pas que Google ait accès à tous leurs e-mails et les cible avec des annonces et des services basés sur le contenu
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Une autre option, et c'est celle que je vois que beaucoup de gens recommandent, consiste à configurer un compte Gmail ou Hotmail et à l'utiliser comme archive d'e-mails, y transférant à la fois vos messages entrants et sortants. Cela fonctionne bien, mais je ne trouve pas vraiment cela particulièrement pratique - si vous cherchez un email d'il y a un an, par exemple, mais que vous n'avez qu'une vague notion du nom de la personne avec laquelle vous communiquez, vous terminez faire plusieurs recherches à deux endroits différents.
Vous vous demandez peut-être pourquoi ne pas utiliser Gmail comme principal fournisseur de messagerie? C'est une option, surtout si vous utilisez la version Apps qui vous permet d'utiliser votre nom de domaine (je crois que notre rédacteur en chef du RWC Dick Pountain le fait). Des problèmes surviennent si vous devez accéder à des e-mails provenant de sources multiples et agir en conséquence - par exemple, j'ai un serveur de messagerie qui gère les e-mails personnels et PC Pro, puis cst-group.com pour mon agence Web, demographix.com pour l'enquête en ligne entreprise avec laquelle j'aide, et quelques autres. La plupart des gens ne peuvent pas forcer leur employeur ou leur FAI à utiliser Gmail!
Il existe également un problème potentiel lié à l'espionnage, car de nombreuses personnes ne veulent tout simplement pas que Google ait accès à tous leurs e-mails et les cible avec des annonces et des services basés sur le contenu. Bien sûr, vous pouvez désactiver cette option dans les paramètres de Gmail, mais je n'ai jamais vu de déclaration claire de Google indiquant si cela désactive réellement l'analyse des e-mails ou n'affiche tout simplement pas d'annonces ciblées. Pour toutes ces raisons, Gmail et Hotmail ne seront tout simplement pas des options viables pour de nombreuses personnes, que ce soit en tant que fournisseurs principaux ou en tant qu'archives d'e-mails.
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