Nous avons regardé aux pièges de l'utilisation d'un tableur tel qu'Excel pour stocker des listes de données. Cette approche peut sembler la meilleure solution au début, mais vous pouvez rencontrer des problèmes pour partager ces données avec plusieurs utilisateurs, valider le contenu ou même naviguer dans vos données. Pourquoi? Parce que vous utilisez un outil qui n’a pas été conçu pour faire le travail.
Nous allons maintenant examiner un cas imaginaire (mais typique) d'une entreprise utilisant une liste basée sur une feuille de calcul, et voir comment cela pourrait être converti en une application de base de données pour surmonter ces problèmes.
Comment les classeurs deviennent incontrôlables
Notre liste a commencé comme un simple enregistrement des projets entrepris pour les clients. Au fur et à mesure que l'entreprise grandissait, le nombre de clients augmentait également, avec des noms et des coordonnées ajoutés au classeur. De plus, un moyen était nécessaire pour enregistrer ce que divers membres du personnel faisaient sur ces projets, de sorte que davantage de données ont été ajoutées dans ce manuel.
À ce stade, l'approche de la feuille de calcul est devenue irréalisable: il y avait beaucoup trop de gens qui essayaient de la maintenir à jour, souvent en même temps. L'entreprise a essayé d'instituer une rotation, de sorte que les gens se relaient pour mettre à jour le classeur, mais cela signifiait que certaines tâches étaient oubliées avant d'être enregistrées.
En fin de compte, les gens configurent leurs propres classeurs pour suivre leurs tâches, se souvenant parfois de copier les données dans le classeur principal à la fin de la semaine. Les employés ont développé leur propre raccourci pour ces livres, et certains ont modifié la mise en forme et l'ordre des colonnes en fonction de leur façon de travailler. La copie de ces données dans le classeur principal a entraîné un désordre horrible.
C'est peut-être un exemple inventé, mais j'ai en fait vu toutes ces pratiques dans la vraie vie. Examinons de plus près certains des problèmes soulevés par cette méthode de travail.
Beaucoup de problèmes
Vous pouvez voir la première feuille de notre feuille de calcul imaginaire. La première colonne détaille le nom du projet auquel se réfère chaque entrée. Certains de ces noms sont cependant longs, de sorte que le personnel a peut-être été tenté d'utiliser des abréviations; par conséquent, des fautes de frappe se sont glissées. Il est donc difficile de déterminer quelles tâches appartiennent à quel projet. La solution n'a pas à être difficile: vous pouvez choisir un nom court pour chaque projet sur lequel tout le monde est d'accord, ou donner à chaque projet un numéro d'identification et le traduire automatiquement en nom de projet.
Il y a un problème similaire avec la colonne Démarré. Certaines cellules contiennent une date, mais d'autres n'enregistrent qu'un mois - et un ou deux enregistrements disent simplement Oui. Excel prend en charge la validation des données, il est donc possible de garantir que certaines cellules contiennent toujours des données d'un type particulier, mais lorsqu'une feuille de calcul est développée de manière ad hoc, elle est rarement utilisée.
À ce stade, l'approche de la feuille de calcul devient irréalisable: il y avait beaucoup trop de gens qui essayaient de la maintenir à jour
Vous n'aurez pas ce problème dans une application de base de données, car le type de données du champ sera corrigé dès le départ. Si vous ne connaissez pas la date exacte de début des travaux, vous pouvez utiliser le premier du mois ou le 1er janvier si vous ne connaissez que l’année. Si le projet n’a pas encore été démarré, vous pouvez laisser le champ vide - un NULL en termes de base de données. Si vous saviez que le projet avait été lancé mais que vous ne saviez pas quand, vous pouvez utiliser une date qui serait normalement impossible pour vos données, comme le 01/01/1900. Immédiatement, il devient facile de trier les projets et d'obtenir un aperçu chronologique de l'activité.
Un défi plus subtil est présenté par la colonne intitulée Client. Les entrées de cette colonne ne sont liées à rien d'autre dans le classeur, mais il y a une liste de clients sur la feuille 1, ce à quoi elle fait probablement référence. Le stockage de plusieurs listes des mêmes éléments, désignés par des noms différents, est déroutant. Vous devez clarifier la dénomination et choisir un nom sans ambiguïté pour cette entité: sont-ils des clients ou des clients?
La colonne État en est une autre où il n’y a pas eu de validation. Les utilisateurs ont donc de nouveau choisi d’écrire ce qu’ils voulaient. Il vaudrait mieux établir une courte liste de toutes les valeurs admissibles.
La deuxième feuille - feuille 1 - est tout aussi problématique. Pour commencer, le nom de la feuille n’est pas descriptif. Ce qu’elle contient réellement est une liste intitulée Clients, mais elle n’est pas mise en forme sous forme de tableau dans Excel: l’adresse se trouve dans un champ, ce qui limite votre capacité à utiliser les outils intégrés d’Excel pour la rechercher ou la trier. Vous pouvez, par exemple, filtrer les adresses contenant Cardiff, mais les résultats incluraient également celles de Cardiff Road à Newport.
En ce qui concerne les adresses, la meilleure approche consiste à utiliser des champs séparés pour le code postal, le comté, la ville et la rue (bien que les informations sur le comté soient facultatives pour les adresses britanniques - voir Pas de comtés, s'il vous plaît, nous sommes britanniques). La rue doit contenir tout ce qui ne se trouve pas dans les autres parties de l'adresse.
Il existe un champ Contact, qui pose également des problèmes. Lorsque nous avons plusieurs contacts au sein d'une entreprise à client unique, leurs noms ont tous été regroupés dans ce champ, avec leurs numéros de téléphone et leurs adresses e-mail placés de la même manière dans les autres champs. Les séparer sera difficile - surtout s'il y a trois noms dans le champ Contact mais seulement deux numéros de téléphone.
La dernière colonne de cette feuille est intitulée Dernier contact: les employés sont censés le mettre à jour à chaque fois qu'ils prennent contact avec un client. Étant donné que ces informations sont une chose supplémentaire dont l'employé doit se souvenir, et qu'il n'y a aucune garantie qu'il le fera - d'autant plus qu'elles sont cachées sur une deuxième feuille - elles ne sont pas fiables. C'est vraiment quelque chose que l'ordinateur devrait suivre automatiquement.
Enfin, nous arrivons aux feuilles de tâches, qui détaillent les tâches et les commentaires de chaque travailleur. Ceux-ci ne sont pas nommés de manière cohérente et ne contiennent pas les mêmes colonnes dans le même ordre. S'il est logique que les utilisateurs individuels saisissent leurs données sur leurs propres feuilles, le manque de cohérence rend difficile la collecte et l'analyse des données. Lorsqu'un responsable veut voir quel travail a été effectué sur chaque projet, par exemple, toutes les tâches doivent être copiées à la main à partir des feuilles individuelles dans une liste avant de pouvoir être triées et rapportées.
Construire votre base de données
La résolution de ces problèmes prendra du travail, peut-être plusieurs jours. Étant donné que les utilisateurs devront probablement continuer à utiliser l'ancien système pendant que nous en construisons un nouveau, il est préférable de faire une copie des classeurs existants à partir desquels travailler. Cela signifie que nous voulons documenter chaque étape de la conversion des données, afin de pouvoir le refaire rapidement lorsque viendra le temps de passer au nouveau système.
La première chose à faire est de nettoyer les données de votre classeur Excel. L'utilisation de la fonction Rechercher et remplacer peut vous aider, et vous devez supprimer toute colonne ou ligne qui ne contient pas de données (à l'exception de la ligne d'en-tête de colonne, qui doit être conservée). Ajoutez une colonne ID à chaque feuille, dans la colonne A, et remplissez-la avec des nombres incrémentiels en tapant 1 dans la première cellule, en sélectionnant au bas des données (Maj + Fin, Bas) puis en utilisant la commande Remplir vers le bas (Ctrl + D ). Créez une liste principale de noms de projet, et partout où un nom de projet est enregistré, utilisez la fonction VLookup () pour confirmer son numéro d'identification principal; s'il n'y a pas de numéro, il y a une incohérence dans vos données.
Une fois vos données nettoyées, il est temps de concevoir une nouvelle base de données pour les conserver. Nous utiliserons Access 2013, car dans notre exemple théorique, il est disponible pour tous nos utilisateurs via notre abonnement Office 365. Lorsque vous créez une nouvelle base de données Access, vous avez le choix de la créer en tant qu'application Web Access ou base de données Access Desktop. Les applications Web ont une interface simplifiée et ne peuvent être utilisées que si vous avez Office 365 avec SharePoint Online ou SharePoint Server 2013 avec Access Services et SQL Server 2012. Nous utiliserons la base de données de bureau traditionnelle, car elle offre plus d'options et un meilleur contrôle sur le expérience utilisateur.
Sélectionnez pour créer une nouvelle base de données de bureau et nommez-la: Access crée une nouvelle table appelée Table 1 et vous place dans la vue Création avec une colonne, appelée ID. Ici, vous pouvez concevoir les tables dont vous aurez besoin dans votre base de données. Chaque table doit avoir un champ ID (un entier incrémentiel automatique), mais pour éviter toute confusion, il est préférable de lui donner un nom plus descriptif. Dans la table Projets, il s'agirait de ProjectID, CustomerID dans la table Clients, etc.
Vous pouvez définir le type de données pour chaque colonne créée, et vous devez donner un nom à chaque colonne et définir les autres propriétés et le formatage appropriés pour le champ. Comme pour le champ ID, assurez-vous que les noms de colonne indiquent clairement quelles données doivent figurer dans le champ - par exemple, utilisez ProjectName plutôt que simplement Name, DueDate plutôt que Due. Vous pouvez utiliser le bouton Nom et légende du ruban pour créer une légende abrégée ainsi que le nom explicite. Vous pouvez utiliser des espaces dans les noms de colonnes, mais vous devrez les entourer de crochets lors de la rédaction de requêtes et de rapports.
S'il est logique que les utilisateurs saisissent leurs données sur leurs propres feuilles, le manque de cohérence rend l'analyse difficile.
Définissez la mise en forme des colonnes telles que PercentageComplete sur Percent et les dates sur ShortDate, ainsi que la longueur maximale des champs de texte sur une valeur raisonnable, ou ils comporteront tous 255 caractères. N'oubliez pas que certains mots (tels que Date) sont réservés, vous ne pouvez donc pas les utiliser comme noms de colonne: utilisez plutôt TaskDate ou quelque chose de plus descriptif.
En ce qui concerne les colonnes dans lesquelles vous souhaitez rechercher une valeur dans une autre table (telle que la colonne Client dans la table Projets), définissez ces autres tables dans Access avant d'ajouter la colonne de recherche. En ce qui concerne le statut, l'option la plus simple consiste simplement à taper les valeurs à afficher dans la liste déroulante - mais cela rend difficile l'ajout ou la modification de la liste des valeurs possibles ultérieurement. Sauf si vous avez affaire à une courte liste où les valeurs possibles sont peu susceptibles de changer, comme un champ enregistrant le sexe d'une personne, il est préférable de créer une autre table pour les entrées telles que ProjectStatus. Cela vous permet d'ajouter facilement des options supplémentaires à la liste à l'avenir sans changement de programmation.
Améliorations
Pendant que nous concevons notre base de données, nous pouvons mettre en œuvre des améliorations par rapport à l’ancienne méthode de travail basée sur une feuille de calcul. Une plainte que nos utilisateurs avaient avec leurs classeurs Excel était que chaque tâche ne contenait qu'une seule cellule pour les commentaires, et parfois ils devaient faire plus d'un commentaire sur une tâche - ou, le superviseur devait faire un commentaire sur une tâche, puis l'utilisateur répondez à cela. En regroupant tout dans une seule cellule, il était difficile de voir quand et par qui les commentaires étaient faits. Nous pouvons faire mieux en créant un tableau séparé pour les commentaires, lié au tableau des tâches. De cette façon, chaque tâche peut avoir autant de commentaires que nécessaire, avec des champs séparés pour la date, le nom d'utilisateur et le texte de chacun.
Une autre amélioration que nous pouvons apporter est de définir des entrées telles que ProjectStatus pour qu'elles s'affichent dans un ordre particulier, plutôt que par ordre alphabétique - par exemple, vous pouvez souhaiter que Completed apparaisse en bas de la liste. Pour ce faire, ajoutez une colonne DisplayOrder et utilisez-la pour trier la liste de recherche. Ne soyez pas tenté d’utiliser le champ ID; avec cela, tout nouvel enregistrement ne pouvait aller qu'à la fin de la liste.
Pour nous assurer que nos données restent propres, nous pouvons marquer les champs que l'utilisateur doit remplir comme obligatoires et ajouter une validation pour garantir que les données saisies sont dans le bon formulaire. Vous pouvez vous simplifier la vie en définissant des valeurs par défaut judicieuses: le champ CommentDate de la table Commentaires peut avoir sa valeur par défaut définie sur = Date (), qui le définira automatiquement sur la date du jour à chaque fois qu'un nouveau commentaire est créé. Vous pouvez utiliser la validation avec une colonne Retiré dans une table (une valeur booléenne) pour empêcher les utilisateurs d'ajouter de nouveaux enregistrements avec des valeurs spécifiques. Cela vous permet de conserver des valeurs historiques qui étaient valides, mais qui ne sont plus utilisées. Ces fonctionnalités se trouvent toutes sur la page Outils de table | Onglet Champs sur le ruban ou dans les Propriétés du champ en mode Création de table.
Importer vos données
Une fois vos tables configurées, vous pouvez utiliser les données externes | Importer et lier | Bouton Excel sur le ruban pour ajouter les données de votre classeur Excel aux tables de votre base de données Access. Faites une sauvegarde de votre base de données Access vide avant de commencer, en cas de problème, et commencez par remplir les petites tables à la main si nécessaire. Effectuez une autre sauvegarde une fois que cela est fait, afin que vous puissiez revenir à ce point si quelque chose ne va pas dans les étapes suivantes.
Importez maintenant les tables principales qui ne reposent sur aucune autre table, telles que Clients, avant de terminer avec les tables qui ont des relations, telles que Projets et Tâches. Si vous réorganisez et renommez les colonnes de votre classeur Excel pour correspondre le plus possible aux champs de votre base de données Access, vous ne devriez pas avoir de difficulté à importer les données. N'oubliez pas de noter tout ce que vous faites afin de pouvoir le répéter plus tard si vous devez à nouveau convertir les données.
Une fois les données importées, les tableaux en mode Feuille de données devraient fonctionner de la même manière que les feuilles de calcul Excel - mais avec une validation, une recherche et un tri des données bien meilleurs. Si vous le souhaitez, vous pouvez maintenant commencer à concevoir de nouveaux formulaires et rapports basés sur ces données: par exemple, un formulaire maître / détail pour les projets peut afficher les données d'un projet en haut du formulaire et une grille des tâches pour cela. projet en bas.
Vous pouvez également configurer un formulaire Mes tâches qui répertorie toutes les tâches en suspens pour l'utilisateur actuel et un rapport Tâches en retard qui répertorie toutes les tâches en attente pour tous les utilisateurs dont la date d'échéance est dépassée.
Pas de pays, je vous en prie, nous sommes britanniques
Si vous stockez des adresses dans votre base de données, il est important de comprendre les informations dont vous avez réellement besoin. Bien que les informations sur les comtés puissent être utiles pour le marketing - et peuvent être nécessaires pour certaines adresses à l'étranger - elles ne sont plus officiellement utilisées dans les adresses britanniques.
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La raison en est que les adresses postales britanniques reposent sur le concept de ville postale, où le courrier est envoyé et trié pour vous avant d'être livré à votre porte. Toutes les villes ou villages ne sont pas desservis par les villes postales du même comté - par exemple, Melbourn (dans le Cambridgeshire) reçoit son courrier via Royston (dans le Hertfordshire) - donc spécifier un comté dans l'adresse n'aide pas nécessairement personne.
Pour éviter toute confusion, le bureau de poste a cessé d'utiliser les comtés dans les adresses en 1996, se basant plutôt sur les informations de code postal - et d'ici 2016, il prévoit de supprimer les noms de comté du fichier de données d'alias contenant des informations d'adresse supplémentaires. Donc, si vous incluez un comté dans une adresse au Royaume-Uni, il sera simplement ignoré.
