SharePoint Online est une plate-forme collaborative populaire utilisée par plus de 200 millions d'utilisateurs. Son but est essentiellement de gérer des documents numérisés. La fonctionnalité du groupe SharePoint fournit aux administrateurs un raccourci pour accorder à plusieurs utilisateurs les mêmes niveaux d'autorisation sur le contenu et les sites. Si vous avez besoin de savoir comment ajouter des utilisateurs à un groupe SharePoint, nous avons décrit les étapes dans cet article.
Nous expliquons également comment ajouter des membres externes à un groupe, comment résoudre les problèmes - si vous rencontrez des problèmes pour ajouter des membres externes. De plus, nous couvrirons d'autres conseils de gestion de groupe pour l'utilisation de SharePoint Online via Windows et macOS.
Comment ajouter des membres de groupe sur SharePoint ?
Les étapes suivantes nécessitent des autorisations de création et de gestion de groupe. Pour ajouter des membres à un groupe à l'aide de Windows 10 :
- Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
- Cliquez sur Partager.
- Alternativement, si l'option Membres est visible, sélectionnez-la puis Ajouter des membres.
- Tapez les noms ou les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe dans le champ de texte Entrez les noms, les adresses e-mail ou Tout le monde.
- Les noms apparaîtront dans la boîte de confirmation ci-dessous ; cliquez sur un utilisateur pour l'ajouter à la boîte.
- Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que tous les utilisateurs que vous souhaitez ajouter aient été ajoutés.
- Si vous souhaitez inclure une note à l'invitation, sélectionnez Inclure un message personnel avec cette invitation.
- Sélectionnez ensuite Partager.
Pour ajouter des membres à un groupe à l'aide de macOS :
- Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
- Cliquez sur Partager.
- Alternativement, si l'option Membres est visible, sélectionnez-la puis Ajouter des membres.
- Tapez les noms ou les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe dans le champ de texte Entrez les noms, les adresses e-mail ou Tout le monde.
- Les noms apparaîtront dans la boîte de confirmation ci-dessous ; cliquez sur un utilisateur pour l'ajouter à la boîte.
- Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que tous les utilisateurs que vous souhaitez ajouter aient été ajoutés.
- Si vous souhaitez inclure une note à l'invitation, sélectionnez Inclure un message personnel avec cette invitation.
- Sélectionnez ensuite Partager.
Comment supprimer des membres de groupe sur SharePoint ?
Pour supprimer des membres de groupe via Windows 10 :
- Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
- Sélectionnez Paramètres > Paramètres du site.
- Sélectionnez l'option Informations sur le site si elle est disponible à la place des paramètres du site.
- Cliquez sur Afficher tous les paramètres du site.
- Dans Utilisateurs et autorisations sur la page Paramètres du site, sélectionnez Personnes et groupes.
- Dans Lancement rapide, cliquez sur le nom du groupe dont vous souhaitez supprimer les utilisateurs.
- Cochez les cases à côté des membres que vous souhaitez supprimer.
- Appuyez ensuite sur Actions> Supprimer des utilisateurs du groupe.
- Puis OK pour valider.
Pour supprimer des membres d'un groupe via macOS :
- Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
- Sélectionnez Paramètres > Paramètres du site.
- Sélectionnez l'option Informations sur le site si elle est disponible à la place des paramètres du site.
- Cliquez sur Afficher tous les paramètres du site.
- Dans Utilisateurs et autorisations sur la page Paramètres du site, sélectionnez Personnes et groupes.
- Dans Lancement rapide, cliquez sur le nom du groupe dont vous souhaitez supprimer les utilisateurs.
- Cochez les cases à côté des membres que vous souhaitez supprimer.
- Appuyez ensuite sur Actions> Supprimer des utilisateurs du groupe.
- Puis OK pour valider.
Comment modifier les autorisations de groupe sur SharePoint ?
Pour modifier les autorisations d'un groupe via Windows 10 :
- Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
- Sélectionnez Paramètres > Paramètres du site.
- Sélectionnez Informations sur le site si elles sont disponibles à la place des paramètres du site.
- Cliquez sur Afficher tous les paramètres du site.
- Dans Utilisateurs et autorisations sur la page Paramètres du site, sélectionnez Autorisations du site.
- Cochez la case du groupe dont vous souhaitez modifier l'autorisation.
- Dans l'onglet Autorisations, sélectionnez Modifier les autorisations de l'utilisateur.
- Cochez les cases nécessaires pour le nouveau niveau d'autorisation.
Pour modifier les autorisations d'un groupe via macOS :
- Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
- Sélectionnez Paramètres > Paramètres du site.
- Sélectionnez Informations sur le site si elles sont disponibles à la place des paramètres du site.
- Cliquez sur Afficher tous les paramètres du site.
- Dans Utilisateurs et autorisations sur la page Paramètres du site, sélectionnez Autorisations du site.
- Cochez la case du groupe dont vous souhaitez modifier l'autorisation.
- Dans l'onglet Autorisations, sélectionnez Modifier les autorisations de l'utilisateur.
- Cochez les cases nécessaires pour le nouveau niveau d'autorisation.
FAQ supplémentaires
Comment créer un groupe sur SharePoint ?
Pour créer un groupe SharePoint via le bureau :
1. Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
2. Sélectionnez Paramètres > Autorisations du site.
3. Sélectionnez Paramètres d'autorisation avancés.
4. Sélectionnez Créer un groupe dans l'onglet Autorisations.
5. Dans les champs de texte Nom et À propos de moi, saisissez le nom et la description du groupe SharePoint.
6. Indiquez un seul propriétaire de ce groupe de sécurité dans le champ de texte Propriétaire.
7. Spécifiez qui peut afficher et modifier les détails d'adhésion du groupe dans la section Paramètres du groupe.
8. Dans Demandes d'adhésion, choisissez les paramètres des demandes pour quitter ou rejoindre le groupe ; vous pouvez spécifier l'adresse e-mail pour les demandes.
9. Sélectionnez un niveau d'autorisation dans la section Accorder des autorisations de groupe à ce site.
10. Sélectionnez ensuite Créer.
Comment supprimer un groupe SharePoint ?
1. Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
2. Sélectionnez l'icône d'engrenage Paramètres, puis Paramètres du site. Sélectionnez Informations sur le site si les paramètres du site ne s'affichent pas.
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3. Sélectionnez ensuite Afficher tous les paramètres du site. Sur certaines pages, vous devrez peut-être sélectionner Contenu du site > Paramètres du site.
4. Sous Utilisateurs et autorisations, sélectionnez Personnes et groupes.
5. Sélectionnez maintenant le nom du groupe SharePoint que vous souhaitez supprimer.
6. Sélectionnez Paramètres > Paramètres de groupe.
7. Faites défiler vers le bas de la page pour sélectionner Supprimer.
8. Puis OK dans la fenêtre de confirmation.
Comment ajouter des membres externes à un groupe SharePoint ?
1. Lancez SharePoint Online puis accédez à votre projet ou site.
2. Cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.
3. Dans la fenêtre contextuelle, via l'onglet Inviter des personnes par défaut, saisissez les noms ou adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe ; assurez-vous que la case Envoyer une invitation par e-mail est cochée.
4. Pour vous assurer que vos membres externes ne disposent pas des autorisations complètes, vérifiez à nouveau quel groupe et les niveaux d'autorisation sont accordés. Par défaut, SharePoint définit le groupe Membres avec des autorisations de contribution.
5. Une fois terminé, appuyez sur le bouton Partager.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter des membres à un groupe sur SharePoint ?
Si vous recevez des messages d'erreur lorsque vous essayez d'ajouter des utilisateurs externes à un groupe, ou si les autorisations de l'utilisateur ne fonctionnent pas comme prévu, essayez ce qui suit :
Essayez de vider le cache de votre navigateur Web
Un cache de navigateur stockant des données incorrectes peut entrer en conflit avec SharePoint Online et provoquer des erreurs. Pour vider le cache du navigateur Web de Chrome :
1. Lancez Chrome et cliquez sur l'icône de menu à trois points, puis sur Paramètres.
2. Entrez Cache dans la barre de recherche.
3. Sélectionnez Effacer les données de navigation.
4. Dans l'onglet de base, activez Images et fichiers en cache et Cookies et autres données de site
5. Sélectionnez ensuite le bouton Effacer les données.
Essayez d'autoriser l'accès au type de contenu externe à tout le monde/tous les utilisateurs
Pour autoriser l'accès des types de contenu externe à Tout le monde ou à Tous les utilisateurs, procédez comme suit :
1. Lancez SharePoint Online et accédez au centre d'administration SharePoint.
2. Sélectionnez magasin sécurisé.
3. Cliquez sur l'ID de l'application cible puis sur Modifier.
4. Dans la section Membres, incluez le groupe Tout le monde, puis faites défiler la page pour cliquer sur OK.
5. Revenez au centre d'administration SharePoint et cliquez sur bcs.
6. Dans les options bcs, sélectionnez Gérer les modèles BDC et les types de contenu externe.
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· Assurez-vous que la vue est définie sur Types de contenu externe.
7. Cliquez sur le modèle BDC utilisé pour le contenu externe, puis sur Définir les autorisations du magasin de métadonnées.
8. Dans la boîte de dialogue Définir les autorisations du magasin de métadonnées, pour les autorisations, incluez Tout le monde, puis cliquez sur Ajouter.
9. Cliquez sur le groupe Tout le monde parmi les comptes existants répertoriés pour le magasin de métadonnées. Assurez-vous que l'option Exécuter est activée.
10. Faites défiler la boîte de dialogue pour activer les éléments suivants :
· Propager les autorisations à tous les modèles BDC
· Systèmes externes et types de contenu externe dans le magasin de métadonnées BDC
11. Cliquez maintenant sur OK.
Assurez-vous que le partage externe est activé
Le partage externe a peut-être été désactivé sur SharePoint, Site et Office 365. Essayez de le réactiver pour résoudre le problème :
1. Lancez le Centre d'administration en ligne Microsoft.
2. Sous SharePoint Online, cliquez sur le lien Gérer.
3. Dans le volet gauche de la fenêtre Centre d'administration, sélectionnez Gérer les collections de sites.
4. Sélectionnez Paramètres via le tableau de bord du centre d'administration, puis cliquez sur Gérer les utilisateurs externes dans le menu.
5. Cliquez sur le bouton Autoriser puis sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.
Octroi simultané d'autorisations de groupe SharePoint
Les groupes SharePoint offrent un moyen rapide et efficace de permettre à plusieurs personnes d'accéder au contenu et aux sites. Les membres du groupe peuvent être internes ou externes à une organisation. SharePoint Online est intégré à la suite Microsoft Office et fait partie des plateformes collaboratives privilégiées depuis 2001.
Maintenant que nous vous avons montré comment ajouter des membres à des groupes SharePoint et quelques conseils de base sur la gestion des groupes, nous aimerions savoir si les membres du groupe ont pu utiliser leurs autorisations comme prévu ? Avez-vous rencontré des problèmes – si oui, comment les avez-vous résolus ? Dites-nous ce que vous pensez de SharePoint Online en général dans la section des commentaires ci-dessous.
