Bien qu'ils existent depuis plus de trente ans, les e-mails occupent toujours du temps libre, agacent, frustrent et exaspèrent. Les e-mails occasionnels nous rendent également heureux, mais pour la plupart, ils sont une corvée plutôt qu'un plaisir. Et si vous pouviez étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail, les trier tous, appliquer une étiquette et supprimer les spams ? Cela ne faciliterait-il pas un peu la vie ?
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Une boîte de réception auto-surveillée est le Saint Graal en ce qui me concerne. Le spam peut être supprimé, les e-mails marketing et promotionnels peuvent être étiquetés et mis de côté et les e-mails importants peuvent être étiquetés comme tels et placés dans un dossier où vous les verrez. Toutes les plateformes de messagerie disent proposer ce type d'organisation mais d'après mon expérience, une seule offre. Gmail.
La fonctionnalité de libellés a littéralement changé ma façon d'utiliser Gmail. Je peux maintenant utiliser cette adresse e-mail en toute confiance pour des devis d'assurance, m'inscrire à de nouveaux sites Web et toutes ces activités qui se termineraient généralement par une avalanche de spam. Ils envoient toujours cette avalanche mais maintenant cela ne submerge pas ma boîte de réception.
Étiquetez automatiquement les e-mails dans Gmail
Les étiquettes vous aident à trier tous vos e-mails et à les classer de manière gérable. Les étiquettes sont Gmail-speak pour les dossiers et peuvent automatiquement identifier, classer puis organiser tous les e-mails entrants à l'aide de ces étiquettes.
En définissant une étiquette d'assurance par exemple, je peux avoir tous les spams et marketing habituels de mon assureur étiquetés et envoyés dans ce dossier. Je peux ensuite les lire ou les supprimer en bloc comme bon me semble. Je peux rincer et répéter cela autant de fois que je le souhaite pour n'importe quel sujet ou expéditeur qui inonde ma boîte de réception.
Créons une étiquette de courrier indésirable qui triera tous les spams que le propre filtre de Gmail ne capte pas.
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- Sélectionnez Créer une étiquette dans le menu de gauche. Sélectionnez Plus s'il n'est pas visible.
- Donnez un nom significatif à votre nouvelle étiquette et sélectionnez Créer.
- Sélectionnez votre nouvelle étiquette et sélectionnez la flèche vers le bas dans la barre de recherche en haut de la page.
- Ajoutez « se désabonner » à la ligne Inclure les mots.
- Sélectionnez Créer un filtre.
- Sélectionnez Appliquer l'étiquette et sélectionnez l'étiquette que vous avez créée.
- Cochez la case à côté des autres opérateurs que vous souhaitez. Marquer comme lu est utile.
- Sélectionnez Créer un filtre.
Désormais, chaque fois qu'un spam ou un e-mail marketing arrive, Gmail le scanne à la recherche du mot 'désabonnement', l'étiquete et le déplace. Comme la plupart des spams légitimes contiennent ce mot quelque part, c'est l'opérateur le plus utile à utiliser lorsqu'il s'agit de spam.
Étiqueter les e-mails professionnels dans Gmail
Pour les autres filtres de messagerie, provenant d'amis ou du travail par exemple, vous pouvez ajouter une étiquette de leur nom, l'adresse e-mail @worplace.com ou quelque chose d'autre unique à l'expéditeur ou au type d'e-mail. Le potentiel de ces labels est énorme.
Par exemple, si vous travaillez hors du bureau, il peut être utile d'envoyer tous les e-mails professionnels dans un dossier Travail afin que vous puissiez les voir rapidement.
- Sélectionnez Créer une étiquette dans le menu de gauche.
- Nommez votre nouvelle étiquette Travail et sélectionnez Créer.
- Sélectionnez votre étiquette de travail et sélectionnez la flèche vers le bas dans la barre de recherche en haut de la page.
- Ajoutez la dernière partie de l'adresse e-mail à la ligne De. Par exemple ‘@workplace.com’.
- Sélectionnez Créer un filtre.
- Sélectionnez Appliquer le libellé et sélectionnez le libellé Travail.
- Sélectionnez Créer un filtre.
À partir de maintenant, tous les e-mails professionnels d'un domaine donné « @workplace.com » seront envoyés au dossier Travail qui a été créé dans le volet de gauche. Comme nous n'avons ajouté aucun opérateur, ils ne seront pas marqués comme lus et vous verrez le nombre d'e-mails à côté du dossier.
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Exclure les e-mails des libellés
Si vous constatez que certains e-mails sont pris dans ces étiquettes qui ne devraient pas l'être, vous pouvez utiliser des exclusions pour les supprimer. Par exemple, si vous souhaitez conserver certaines newsletters qui utilisent également le 'désabonnement' et qu'elles sont prises dans le filtre ci-dessus, vous pouvez utiliser l'opérateur '-' pour les exclure.
Ajoutez simplement –(*@emailaddress.com) dans la section De du filtre et ils ne seront pas inclus. Le * est un caractère générique qui capturera toute adresse de ce domaine et le '-' indique à Gmail de ne pas inclure l'adresse dans l'étiquette.
Vous pouvez créer autant d'étiquettes dans Gmail que vous le souhaitez et leur demander de faire toutes sortes de choses, du tri du spam au filtrage du travail, des groupes, des passe-temps ou autre. Si votre boîte de réception était pleine à craquer à cause de trop de déchets et que vous perdiez des e-mails utiles, c'est un moyen très simple de reprendre le contrôle.
Si Gmail pouvait d'une manière ou d'une autre proposer un module complémentaire qui pourrait automatiquement me désabonner des centaines d'e-mails indésirables que je reçois chaque semaine, ce serait vraiment l'e-mail ultime !
