Besoin d'organiser une réunion? Vous avez une situation d'urgence et avez besoin d'aide? La date limite a soudainement été divisée par deux? Besoin de vérifier rapidement la disponibilité des collègues? Vous souhaitez vérifier la disponibilité de quelqu'un sur Google Agenda? Vous pouvez faire toutes ces choses si vous avez tous partagé vos calendriers. Ce tutoriel vous montrera comment.
Google Agenda vous permet de partager une copie de votre agenda pour que vos collègues et amis puissent la voir. Il leur permet de vérifier la disponibilité, de définir des rappels et de vous inviter à un événement. C'est une fonctionnalité intéressante de l'application qui facilite le travail collaboratif.
C'est bien cependant. Vous devez autoriser activement d'autres personnes à afficher le calendrier et définir des autorisations distinctes pour qu'elles puissent le modifier. Vous pouvez même créer un calendrier partagé distinct du vôtre si vous préférez.
Partage de Google Agenda
Le partage de calendrier est un peu comme le calendrier Exchange d'Outlook. Il peut être consulté par des personnes appartenant à un groupe ou par des personnes auxquelles vous accordez des autorisations. Vous définissez ou non des autorisations de modification spécifiques et pouvez les utiliser pour vérifier la disponibilité, les réunions, etc. Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez doivent également utiliser les calendriers Google, sinon vous devez rendre l'ensemble de l'agenda public, ce qui n'est pas idéal.
Pour partager un calendrier existant, procédez comme suit:
- Ouvrez votre agenda Google .
- Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez partager à gauche.
- Sélectionnez les trois points à côté, puis sélectionnez Paramètres et partage.
- Sélectionnez Ajouter des personnes sous Partager avec des personnes spécifiques pour partager avec des individus.
- Cochez la case Rendre disponible au public sous Autorisations d'accès pour le partage avec un groupe. Sélectionnez le groupe dans la liste déroulante.
- Sélectionnez Envoyer une fois terminé.
Le partage avec un groupe ne fonctionnera que si vous utilisez Google Groupes. Sinon, vous devrez ajouter des membres du groupe individuellement.
Vous pouvez créer un nouveau calendrier partagé à la place si vous préférez.
- Ouvrez votre agenda Google .
- Sélectionnez Créer dans le menu de gauche pour créer un nouveau calendrier.
- Nommez-le et sélectionnez Créer un calendrier.
- Suivez les étapes ci-dessus pour autoriser l'accès à des individus ou à des groupes.
Voir l'agenda Google de quelqu'un d'autre
Si vous utilisez déjà le partage d'agenda et que vous souhaitez afficher l'agenda Google de quelqu'un d'autre, c'est également très simple.
- Ouvrez les calendriers Google.
- Sélectionnez la case vide où il est dit Ajouter un calendrier.
- Saisissez le nom ou l'adresse Gmail de la personne que vous souhaitez voir.
- Sélectionnez-les dans la liste au fur et à mesure qu'ils apparaissent.
Le nom n'apparaîtra que s'ils ont déjà partagé un calendrier avec un groupe ou des individus. Vous verrez alors leur calendrier dans la liste de gauche sous Mes calendriers.
Voir si quelqu'un est gratuit avec Google Agenda
Si vous essayez d'organiser une réunion ou un événement, vous pouvez vérifier que les personnes sont libres à l'aide de votre propre agenda une fois que vous avez associé le leur ou que vous avez accès à des agendas partagés.
- Ouvrez votre agenda Google.
- Sélectionnez Créer sur la gauche pour créer un événement.
- Donnez-lui un titre, décidez s'il s'agit d'un événement ou d'un rappel.
- Réglez une date et une heure.
- Sélectionnez Plus d'options au bas de la fenêtre.
- Sélectionnez Ajouter des invités sous Invités sur la droite.
- Sélectionnez l'onglet Rechercher une heure sur la gauche.
- Assurez-vous que tous les invités sont sélectionnés dans la case et recherchez les heures du jour sélectionné.
- Créez l'événement, donnez-lui un titre et appuyez sur Enregistrer en haut.
Si quelqu'un est occupé, le créneau horaire sera coloré ou le mot Occupé apparaîtra. Vous ne pourrez pas les inviter s'ils sont marqués comme occupés sur leur calendrier. Une fois que vous cliquez sur Enregistrer, chaque invité recevra une invitation par e-mail et l'événement sera ajouté à leurs calendriers respectifs.
¿Cómo se obtienen los puntos de prestigio?
Créer un calendrier Google public
Pour certains, rendre leur propre agenda accessible à d’autres ne fonctionne pas bien et dans certains secteurs, ce n’est pas le cas. Dans ces situations, il est préférable de créer un calendrier de groupe distinct pour le service ou l'équipe.
- Ouvrez Google Agenda .
- Sélectionnez Créer dans le menu de gauche pour créer un nouveau calendrier.
- Nommez-le et sélectionnez Créer un calendrier.
- Sélectionnez l'icône en forme de roue dentée dans la fenêtre du calendrier pour sélectionner Paramètres.
- Sélectionnez le calendrier que vous venez de créer et sélectionnez Autorisations d'accès.
- Cochez la case à côté de Rendre disponible au public.
Lorsqu'il dit «public», cela ne signifie pas nécessairement le monde entier, mais ceux de votre domaine G Suite. Si vous n'utilisez pas G Suite, toute personne qui aura accès à l'URL de l'agenda pourra voir ce qui se passe, alors gardez-la entre vous.
