L'utilisation de Google Drive présente de nombreux avantages. Le service de stockage de données gratuit vous permet de stocker des fichiers importants, de partager des documents, des images, etc. De plus, c'est aussi un excellent outil si vous êtes souvent en déplacement, car vous pouvez télécharger l'application sur votre smartphone, où toutes vos informations seront stockées sur le cloud.
Si vous êtes un utilisateur passionné de Google Drive et que vous partagez souvent des fichiers avec de nombreuses personnes, il peut être difficile de savoir précisément qui y a accès.
Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez voir qui consulte et télécharge vos fichiers Google Drive et les actions que vous pouvez effectuer pour limiter cela.
Continuez à lire pour en savoir plus.
Comment voir qui a téléchargé les fichiers Google Drive
Que vous utilisiez Google Drive pour des raisons personnelles ou professionnelles, vos données ne peuvent être téléchargées que si elles sont partagées ou si quelqu'un a accès à vos informations de connexion personnelles. Partager des fichiers est facile lorsqu'il s'agit de Google Drive, tout comme voir si l'un de vos fichiers a été modifié.
Vous pouvez voir qui a téléchargé des fichiers à partir d'un compte Google Drive avec l'une des 2 méthodes. Si vous payez pour un compte Google Apps Unlimited ou un compte Google Apps for Education, vous pouvez voir qui a téléchargé les fichiers. Alternativement, vous pouvez ajouter un module complémentaire et commencer la surveillance. Cela ne fonctionnera qu'à partir du moment où vous avez ajouté le module complémentaire.
Avant de préciser qui télécharge vos fichiers, vous voudrez peut-être commencer par voir toutes les personnes qui y ont accès. Vous pouvez obtenir ces informations à l'aide de votre ordinateur ou de votre smartphone. Voici les étapes :
- Ouvrez le fichier en question.
- Faites un clic droit ou appuyez sur l'icône pour les options et appuyez sur Partager.
- Une fois que vous avez fait cela, vous verrez une liste des personnes qui ont accès à vos fichiers et documents.
Vous remarquerez peut-être d'abord certains changements dans vos documents (modifications, commentaires, téléchargements vers de nouveaux dossiers, etc.). Pour avoir une idée claire de comment et quand ces changements ont eu lieu, vous devez avoir accès à votre historique. Voici comment:
Depuis votre PC :
- Rendez-vous sur drive.google.com.
- Cliquez sur Mon Drive, situé sur le côté gauche.
- Sélectionnez l'icône d'informations (un cercle gris avec un i blanc minuscule au milieu) dans le coin supérieur droit.
- Appuyez sur Activité pour accéder aux modifications récentes.
- Pour être plus précis, vous pouvez sélectionner le fichier ou le dossier pour voir les spécificités de l'activité.
- Pour toute modification plus ancienne, faites défiler sur le côté droit.
Depuis votre téléphone ou tablette Android :
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- Commencez par ouvrir l'application Google Drive.
- Trouvez le fichier que vous souhaitez vérifier et appuyez sur les trois points.
- Sélectionnez Détails puis Activité.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez votre activité récente.
L'accès à votre historique est la première étape pour voir si quelqu'un a téléchargé ou altéré vos fichiers Google Drive.
Cependant, le service ne vous permet pas de voir qui a accédé à vos fichiers, seulement qu'ils ont été modifiés.
Heureusement, il existe un moyen de le faire. En téléchargeant Google Apps Illimité , les utilisateurs peuvent surveiller directement tous les téléchargements sur Google Drive ou Google Docs. Une fois le téléchargement du logiciel terminé, vous pourrez accéder à la console d'administration de Google Apps.
À partir de là, suivez ces étapes pour votre ordinateur et votre smartphone :
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- Ouvrez la console d'administration Google Apps et cliquez sur Rapports.
- Sélectionnez Audit puis Drive.
- Ici, vous pouvez afficher toutes sortes d'informations, y compris les modifications apportées par quel utilisateur. Il comprend également la date et l'heure des modifications apportées.
- Sur le côté droit de la page, vous verrez une section Filtres. Cliquez ou appuyez dessus.
Une fois que vous aurez accédé aux Filtres, vous pourrez créer un filtre pour tous les utilisateurs qui téléchargent vos fichiers. La page vous présentera le nom de l'utilisateur, son adresse IP, ainsi que la date et l'heure auxquelles il a téléchargé vos documents.
Mais que se passe-t-il si vous ne voulez pas payer de supplément pour savoir qui a été dans vos fichiers ? N'ayez crainte, car il existe un autre moyen d'accéder à ces informations.
Vous pouvez ajouter gratuitement Orangedox app sur votre Google Drive et utilisez ce service gratuitement depuis votre ordinateur et votre smartphone.
L'inconvénient de l'utilisation de cette fonctionnalité gratuite est qu'elle ne suit votre activité qu'une fois que vous avez déjà téléchargé l'application. Rien avant cela ne peut être vu.
Si vous êtes nouveau sur Google Drive et que vous souhaitez prendre des précautions en suivant toute activité future (y compris qui télécharge vos fichiers), nous vous recommandons de télécharger cette application dès que vous commencez à utiliser Google Drive.
Voici comment suivre vos fichiers et documents Google une fois que vous avez téléchargé l'application.
- Rendez-vous sur le site officiel et cliquez sur Démarrer gratuitement.
- Connectez-vous à votre compte Google Drive pour synchroniser vos fichiers Google Drive avec Orangedox sans rien télécharger.
- Sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Partager les liens, puis cliquez sur Commencer pour vous permettre de partager directement depuis votre Google Drive.
- Sélectionnez les documents que vous souhaitez partager. À ce stade, vous aurez également la possibilité d'ajouter un mot de passe pour plus de sécurité.
- Cliquez sur Terminer.
- Sous Libellé de référence, saisissez l'endroit où vous souhaitez que votre fichier soit partagé (par exemple, Partager sur le site Web), et un lien unique sera fourni pour votre document partagé.
- Pour voir qui a accédé à vos fichiers, retournez sur Orangedox et cliquez sur Publier.
- Ici, vous serez présenté avec deux options de visualisation. Un pour Vu et un pour Créé. Sous Consulté, vous pourrez voir qui a consulté et téléchargé vos pages.
Ne le laissez pas (Google) vous rendre fou
Faire trafiquer ou télécharger vos fichiers à votre insu peut être la cause de nombreux désagréments. Savoir comment résoudre le problème est vital dans certains cas, surtout si des dossiers de travail importants sont modifiés.
Si vous êtes nouveau sur Google Drive, prendre des précautions en ajoutant des applications telles que Orangedox à votre appareil peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'efforts (et d'argent) à long terme. Alors que si vous utilisez le système depuis un certain temps, il peut être intéressant d'investir dans les bonnes applications pour vous remettre sur la bonne voie.
Avez-vous déjà été victime du téléchargement de vos fichiers Google Drive sans votre consentement ? Quelle méthode avez-vous utilisée pour résoudre ce problème ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.
