On m'a posé une question l'autre jour en montrant à quelqu'un comment utiliser Gmail et ce n'était pas la première fois que je l'entendais. La question était 'Comment créer des copies de brouillons dans Gmail pour que cela ne prenne pas aussi longtemps pour répondre aux clients?' Comme j'essaie de répondre régulièrement aux questions ici sur TechJunkie, j'ai pensé que c'était un candidat de choix.
En réalité, la question concerne davantage les modèles d'e-mails que l'enregistrement de copies d'un brouillon. Je montrais à quelqu'un comment configurer des répondeurs automatiques et des étiquettes pour leur nouvel e-mail professionnel. Ils voulaient que des e-mails passe-partout soient envoyés aux clients pour les tenir au courant sans être embourbés par l'administrateur toute la journée. La réponse est de créer des modèles d'e-mails.
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Vous pouvez en créer des copies et les conserver comme brouillons si vous préférez, mais vous pouvez faire beaucoup plus avec les modèles.
Modèles d'e-mails
Les modèles d'e-mails sont une grâce salvatrice pour tous les propriétaires de petites entreprises ou ceux qui se retrouvent à dire les mêmes choses dans les mêmes types d'e-mails. Je les utilise depuis que j'ai créé ma propre entreprise et ils m'ont fait gagner des centaines d'heures au fil des ans.
Les modèles d'e-mails peuvent également vous donner une allure plus professionnelle. Vous pouvez répondre plus rapidement et un simple « Merci pour votre e-mail, un membre de notre équipe vous contactera directement dans les 24 heures » peut permettre à un client de se sentir valorisé. Compte tenu de la facilité avec laquelle il est à faire, je recommande fortement de les utiliser.
Comment créer des modèles d'e-mails dans Gmail ?
Gmail appelle les modèles de réponses en conserve et vous devez activer la fonctionnalité avant de pouvoir les utiliser. Une fois cela fait, vous pouvez créer autant de modèles d'e-mails que vous le souhaitez.
- Ouvrez Gmail et connectez-vous.
- Sélectionnez l'icône du menu en forme de rouage en haut à gauche et sélectionnez Paramètres.
- Sélectionnez l'onglet Laboratoires.
- Basculez les réponses prédéfinies (modèles) sur Activer.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications en bas de la page.
Maintenant que la fonctionnalité est activée, nous pouvons commencer à créer des modèles. Vous le faites à partir de la boîte de réception de Gmail, c'est donc la prochaine étape.
- Sélectionnez Rédiger un e-mail dans votre boîte de réception.
- Créez l'e-mail que vous souhaitez créer comme vous le feriez normalement.
- Sélectionnez la flèche grise vers le bas en bas à droite de la fenêtre de courrier électronique.
- Sélectionnez Réponses standardisées et Nouvelle réponse standardisée.
- Donnez-lui un nom significatif et sélectionnez OK pour enregistrer.
Une fois que vous avez enregistré votre réponse standardisée, vous pouvez supprimer le brouillon en toute sécurité.
Lors de la rédaction de votre réponse standardisée, vous devez équilibrer la touche personnelle et être suffisamment générique pour n'offenser personne. Cela signifie soit laisser des éléments comme les noms et les dates de l'e-mail et les remplacer par des échelles de temps. Ou vous pouvez ajouter ces touches personnelles à la main avant l'envoi. Ce dernier est préférable car la touche personnelle crée une relation sur laquelle vous pouvez construire. Cependant, ce n'est pas toujours possible, vous devez donc utiliser votre jugement.
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Utilisation de votre modèle d'e-mail
Maintenant que vous avez créé votre modèle d'e-mail ou votre réponse standard, il est temps de l'utiliser. Lorsque vous recevez votre première opportunité d'utiliser le modèle, procédez comme suit :
- Sélectionnez Répondre dans l'e-mail auquel vous souhaitez répondre.
- Sélectionnez la flèche grise vers le bas en bas à droite de l'écran.
- Sélectionnez Réponses standardisées et sélectionnez la réponse que vous avez créée.
- Ajoutez des données personnalisées pour rendre l'e-mail pertinent.
- Envoyer.
Vous pouvez faire la même chose en utilisant Compose et en créant un nouvel e-mail, mais je trouve la méthode de réponse beaucoup plus rapide.
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Utilisation de votre réponse standardisée comme répondeur automatique par e-mail
En poussant le modèle d'e-mail un peu plus loin, que diriez-vous de configurer une réponse standardisée en tant que réponse automatique à un e-mail entrant. Vous devrez garder votre réponse standardisée, mais c'est un excellent moyen d'accuser réception des commandes ou des requêtes et d'établir une bonne relation avec votre client.
- Ouvrez Paramètres dans Gmail et sélectionnez l'onglet Filtres.
- Sélectionnez le lien texte Créer un nouveau filtre.
- Créez un critère pour déclencher le filtre. Ce sera probablement unique pour vous, alors choisissez quelque chose qui fonctionne.
- Sélectionnez Créer un filtre avec cette recherche en bas à droite de la fenêtre.
- Sélectionnez Envoyer une réponse standardisée et la réponse que vous souhaitez utiliser.
- Sélectionnez Créer un filtre.
Désormais, chaque fois que les critères de filtrage sont remplis, Gmail enverra automatiquement votre réponse standardisée. Ceci est idéal pour les accusés de réception ou les mises à jour et peut être configuré pour se déclencher de plusieurs manières. Il m'est impossible de tous les lister ici, mais vous reconnaîtrez un modèle dans vos e-mails que vous pouvez utiliser. Par exemple, tous les e-mails sont envoyés à votre adresse e-mail « [email protected] » ou à tout e-mail contenant le mot « Commander ». Vous avez eu l'idée.
