Essayer de démarrer un e-mail de manière professionnelle n'est pas une tâche simple. Créer un e-mail vous met tout de suite face à face avec la partie la plus difficile: l'introduction. Les premières lignes d'un e-mail peuvent être décisives ou non, donc une ouverture d'e-mail forte peut être essentielle, que ce soit pour postuler à un emploi ou simplement pour envoyer un e-mail à un client.
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D'un autre côté, un excellent élément d'ouverture peut vous faire aimer un destinataire ou en dire long sur le contenu de l'e-mail lui-même. Ce n'est peut-être pas le processus le plus simple, mais une fois que vous avez verrouillé l'ouvre-e-mail parfait, vous ne pourrez plus vous arrêter. Pour vous aider à y arriver, voici nos meilleurs conseils pour vous aider à démarrer votre messagerie de manière professionnelle.
Comment démarrer un e-mail de manière professionnelle:
N'ayez pas peur d'être personnel
Être trop formel peut souvent être bien pire que d'être trop informel (dans une certaine mesure - ne jamais ouvrir un e-mail avec Yo!). Si vous connaissez bien quelqu'un ou si vous entretenez un dialogue régulier, vous n’avez pas besoin de commencer par cher ou à - dans certains cas, vous n’avez même pas besoin de commencer un e-mail avec quoi que ce soit avant d’arriver au point.
Un bon moyen de juger à quel point être personnel est de regarder les messages de l’autre personne. S'ils s'adressent à vous par votre nom, faites de même avec eux. En général, si vous n'avez pas eu d'interactions précédentes avec eux, commencez par Cher, et au fur et à mesure de la conversation, réduisez-les le cas échéant.
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Sachez à qui vous vous adressez
Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un et que vous connaissez son nom, utilisez-le. Cela vous semblera plus personnel, comme si vous aviez fait vos recherches. Cela inclut également leur prénom - To Mr Bond est loin d'être aussi affable ou attachant que To James Bond.
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Cependant, si vous ne connaissez pas son nom, restez vague et utilisez quelque chose comme Cher Monsieur / Madame, ou Cher équipe X s'il s'agit d'un groupe ou d'un service. Vous ne voulez pas présumer du sexe du destinataire, et c'est une façon vague et simple de commencer votre e-mail de manière professionnelle. Il est également neutre dans sa formalité, par opposition à qui il peut concerner, ce qui est presque toujours beaucoup trop formel.
Évitez les ouvertures inappropriées
Il existe quelques ouvertures éprouvées, comme Dear ou To, mais beaucoup d'autres doivent être évitées. Les salutations et les compliments sont trop informels pour les e-mails formels et trop formels pour les e-mails informels (et plutôt désuets). Hey ou le nom du destinataire sont tous les deux trop conviviaux pour tout type de courrier électronique professionnel si vous n'avez pas déjà engagé de dialogue avec la personne auparavant, et un nom mal orthographié est le moyen le plus rapide de faire ignorer votre courrier électronique.
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Inclure une phrase amicale
Commencer votre e-mail par une phrase amicale est un excellent moyen de renforcer le ton de votre e-mail, à la fois en termes de formalité et de connaissance de la personne.
Si vous ne connaissez pas la personne, envisagez de commencer par j'espère que je vous trouve bien ou, si elle vous a approché, merci de m'avoir envoyé un e-mail. Si vous les connaissez, le monde est votre huître - j'ai peut-être aimé vous rencontrer la semaine dernière. Cela vous rendra instantanément plus sympathique, car passer directement aux affaires peut sembler un peu impoli (à moins que vous n'écriviez délibérément un bref e-mail).
