Il est facile d'oublier qui a accès à une feuille Google si elle est utilisée par de nombreuses personnes. Vous avez peut-être partagé la feuille de calcul plusieurs fois et vous avez maintenant du mal à vous souvenir qui avait la permission de l'utiliser.
Il est important de gérer vos feuilles de calcul Google et de savoir qui peut y accéder. Mais le processus pour le faire est en fait assez simple. Continuez à lire pour savoir comment c'est fait.
Comment vérifier qui a accès à Google Sheets
Il existe un moyen simple de vérifier manuellement qui a accès à votre feuille de calcul Google. Pour ce faire, suivez les étapes :
- Tout d'abord, ouvrez la feuille dont vous avez besoin.
- Ensuite, cliquez sur Tableau de bord des activités .
- Vous verrez la tendance des spectateurs ou la tendance des commentaires sur votre gauche. Cliquez maintenant dessus.
Noter : Assurez-vous que vous utilisez votre compte professionnel et non le compte privé. Avec un compte privé, vous ne pourrez pas voir le tableau de bord des activités.
De plus, vous pouvez filtrer la recherche par heure et affiner vos résultats. Voyons comment faire :
- Cliquez sur la flèche vers le bas dans la partie supérieure droite de la feuille.
- Choisissez l'heure pour filtrer la recherche.
Voilà! Vous savez maintenant qui a accès à votre feuille de calcul Google et quand il a obtenu l'autorisation. De cette façon, vous pouvez toujours vérifier que les bonnes personnes peuvent voir et modifier votre feuille Google.
Autoriser l'accès temporaire à Google Sheet
Restreindre l'accès à Google Sheets peut être très utile si vous ne voulez pas que les clients les utilisent une fois le travail terminé. Vous pouvez définir une date d'expiration ou simplement mettre fin à l'accès à cette feuille Google particulière. Voici comment:
- Ouvrez votre Google Drive
- Trouvez la feuille dont vous avez besoin.
- Faites un clic droit dessus et sélectionnez Partager.
- Tapez maintenant le nom de la personne avec qui vous souhaitez partager cette feuille.
- Pour définir la date d'expiration, modifiez l'autorisation sur Peut commenter ou Peut afficher.
- Appuyez ensuite sur Envoyer.
Une fois ces étapes terminées, vous devez répéter les trois premières étapes. Vous verrez l'option Avancé en bas de la fenêtre. Vous devez cliquer dessus pour voir les paramètres de partage. Si vous passez la souris sur leur nom, un chronomètre apparaîtra. En cliquant dessus, vous pouvez définir la date d'expiration.
Activation de l'autorisation de visualisation
Vous pouvez protéger votre feuille Google contre toute modification. Même si vous avez accordé l'accès à plusieurs personnes, vous ne souhaitez peut-être pas qu'elles modifient le contenu du document. La façon la plus simple de le faire est de leur donner uniquement l'autorisation de visionner.
Suivez ces étapes pour le faire :
- Ouvrez la feuille que vous souhaitez protéger.
- Accédez à Données et faites défiler jusqu'à Feuilles et plages protégées.
- Une barre apparaîtra sur le côté droit de la feuille.
- Maintenant, cliquez sur Feuille et sélectionnez celle dont vous avez besoin dans le menu déroulant.
- Ici, vous devrez cliquer sur Définir l'autorisation.
Une fenêtre d'autorisations d'édition de plage apparaîtra. Sous Restreindre qui peut modifier cette plage, cliquez sur Personnalisé. Cela vous permet de décider qui est autorisé à modifier cette feuille spécifique. Désélectionnez toutes les personnes que vous ne souhaitez pas modifier dans votre feuille de calcul Google. Cliquez sur Terminé pour terminer.
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Désormais, les utilisateurs peuvent toujours consulter cette feuille de calcul Google, mais ils ne pourront plus y apporter de modifications.
Protéger les cellules dans Google Sheet
Alternativement, vous pouvez également autoriser la visualisation, mais également protéger certaines cellules ou colonnes. Voici ce que vous devrez faire :
- Ouvrez la feuille.
- Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez empêcher d'être modifiées.
- Cliquez maintenant sur Données, puis sur Feuilles et plages protégées.
- Une barre apparaîtra sur le côté droit de la feuille.
- Saisissez la description de la commande, par exemple – Aucune modification.
- Ensuite, cliquez sur le bouton vert Définir les autorisations.
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Sous Restreindre qui peut modifier cette plage, sélectionnez Personnalisé.
- Cela vous permet de décider qui est autorisé à modifier les cellules.
Si une personne sans autorisation essaie de modifier le contenu de la cellule, un message dans la feuille l'informera qu'elle n'est pas autorisée à le faire.
Activation des commentaires
Parfois, vous avez besoin que quelqu'un d'autre commente le contenu de la cellule. Ces utilisateurs n'ont pas de privilège automatique pour le faire, mais vous pouvez leur donner la permission. Ce que vous devrez faire, c'est en faire un commentateur. Pour activer un utilisateur avec cette fonction, suivez ces étapes :
- Ouvrez la feuille, accédez à Fichier et cliquez sur Partager.
- Ici, vous pouvez ajouter les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager la feuille.
- Une fois que vous avez ajouté une personne, sur la droite, vous verrez un menu déroulant.
- Dans ce menu déroulant, sélectionnez Commentateur.
- Enfin, cliquez sur Envoyer.
Activation de l'édition
Avec l'autorisation de modification, les utilisateurs de la feuille peuvent modifier le contenu des cellules. En tant que propriétaire de la feuille, vous devrez autoriser cette action. Les étapes sont très similaires à celles décrites ci-dessus :
- Ouvrez la feuille, accédez à Fichier et cliquez sur Partager.
- Ici, vous pouvez ajouter les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager la feuille.
- Une fois que vous avez ajouté une personne, sur la droite, vous verrez un menu déroulant.
- Dans ce menu déroulant, sélectionnez Éditeur.
- Enfin, cliquez sur Envoyer.
Limiter les autorisations
Votre feuille de calcul Google est un outil inestimable pour stocker des données. De temps en temps, vous devrez le partager avec d'autres personnes. Si vous ne vous souvenez plus à qui vous avez autorisé à consulter la feuille, vous pouvez toujours vous reporter à cet article pour obtenir des conseils.
De plus, vous n'aurez aucun problème si vous souhaitez protéger votre feuille contre les modifications non autorisées ou si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à modifier eux-mêmes les cellules. Laquelle de ces fonctions est la plus importante pour vous et pourquoi ? Dites-nous dans la section commentaires ci-dessous.
