Quiconque travaille en équipe sait que la collaboration est un élément essentiel des pratiques commerciales contemporaines. Communiquer et échanger des informations avec vos collègues est la recette de la productivité. Cependant, une tâche particulière nécessite parfois une expertise extérieure, ce qui peut entraver le flux de travail. C'est à ce moment-là que des plateformes comme ClickUp peuvent être utiles.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment ajouter des invités à votre espace de travail ClickUp et couvrir toutes les options de partage et de gestion.
Comment ajouter des invités dans ClickUp ?
Avec chaque plan d'abonnement, vous débloquez un certain nombre de sièges invités. Cette fonctionnalité est idéale pour collaborer avec des consultants qui n'ont besoin d'accéder qu'à une tâche particulière dans votre espace de travail. Ces utilisateurs ont un accès limité aux données, ils ne pourront donc pas voir tout ce que vous n'avez pas expressément partagé avec eux. Vous pouvez également reconnaître les invités par le petit carré orange sur leur photo de profil ou leur avatar pour éviter toute confusion.
Apprendre à ajouter des invités dans ClickUp est un jeu d'enfant, grâce à la disposition élégante de la plateforme. Non seulement le processus est assez simple, mais vous pouvez également le faire avec différents systèmes d'exploitation. Il existe une application de bureau disponible pour Mac et Windows PC et une version mobile pour iOS et Android. Cependant, tous les versements n'ont pas les mêmes fonctionnalités, alors assurez-vous de continuer à lire pour plus de détails.
Sur Mac
L'application de bureau est idéale si vous avez besoin de travailler hors ligne. Elle a moins de fonctionnalités que la version Web puisque cette dernière est mise à jour plus fréquemment. Cependant, vous pouvez facilement gérer les tâches de base, et cela inclut l'ajout d'invités à une fonctionnalité particulière de l'espace de travail. Voici comment procéder :
- Lancez l'application ClickUp avec Finder ou Launchpad.
- Recherchez la tâche, le dossier ou la liste que vous souhaitez partager avec l'utilisateur invité.
- Cliquez sur les trois points sur le côté droit pour ouvrir le menu des actions.
- Sélectionnez Partage et autorisations dans la liste des options.
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Tapez l'adresse e-mail de l'invité dans la boîte de dialogue pour envoyer une invitation.
- Choisissez l'autorisation préférée. Vous disposez de plusieurs options : afficher, commenter uniquement, modifier et créer.
Sur Windows 10
À peu près les mêmes étapes s'appliquent pour la version Windows 10 :
- Lancez l'application en double-cliquant sur l'icône du bureau.
- Pour partager une liste avec un utilisateur invité, cliquez sur les points de suspension à côté du titre sur le côté droit. Cliquez sur Partage et autorisations et saisissez l'adresse e-mail appropriée.
- Pour ajouter des invités à un dossier entier, recherchez-le dans votre tableau de bord. Ouvrez le menu des actions et accédez à Partage et autorisations. Envoyez l'invitation et définissez l'autorisation souhaitée.
- Pour ajouter un invité à une tâche entière, cliquez d'abord sur pour l'ouvrir. En haut de la page, cliquez sur les trois points horizontaux. À partir de là, partagez le dossier en envoyant une invitation à un utilisateur invité.
Remarque : Une extension Chrome est également disponible dans le Boutique en ligne Chrome . Outre les opérations standard, vous pouvez l'utiliser pour joindre des e-mails aux tâches ClickUp. Il fonctionne avec Gmail et Outlook.
Sur Androïd
Au début, l'application mobile ClickUp a fait l'objet de critiques sévères. Les utilisateurs se sont plaints qu'il était terne par rapport à l'homologue de bureau, sans parler de la version basée sur le cloud. Cependant, les dernières mises à jour ont apporté une amélioration significative, notamment en ce qui concerne le temps de réponse.
La nouvelle version améliorée pour les appareils Android est disponible sur le Google Play Store . Il est disponible gratuitement et fonctionne très bien si vous avez besoin de vérifier votre espace de travail lors de vos déplacements.
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Une fois connecté, vous pouvez accéder à tous vos fichiers, dossiers, listes et espaces avec votre téléphone.
Malheureusement, vous ne pouvez pas l'utiliser pour ajouter des membres ou des invités aux fonctionnalités de votre espace de travail. À l'heure actuelle, il ne sert qu'à communiquer avec les membres de votre équipe et à suivre le flux de travail. Espérons que les futures mises à jour intégreront des fonctionnalités plus avancées, mais pour l'instant, restez fidèles aux versions de bureau.
Sur iPhone
Une version iOS de l'application est disponible dans le Magasin d'applications . Vous pouvez l'obtenir gratuitement et rester au courant de tout lorsque vous êtes loin de votre ordinateur.
Tout comme la version Android, vous ne pouvez pas inviter d'invités aux fonctionnalités de votre espace de travail avec votre téléphone. Cependant, cela ne rend pas l'application mobile complètement inutile. Vous pourrez toujours communiquer avec vos collègues et même créer de nouvelles tâches. Cela peut vraiment être utile si vous êtes en déplacement mais que vous devez tout de même vous enregistrer auprès de votre équipe.
Comment gérer les invités sur ClickUp ?
En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer tous les membres d'un espace de travail particulier (utilisateurs invités inclus) en utilisant la page 'Personnes' du tableau de bord d'administration. Vous pouvez modifier les paramètres d'autorisation de l'invité, les mettre à niveau vers un membre ou même les supprimer complètement de la fonctionnalité.
Sur Mac
Si vous souhaitez que vos invités aient accès aux tâches terminées, vous pouvez modifier leur statut d'utilisateur. Une fois qu'ils sont devenus membres, ils peuvent revoir leur travail précédent même s'ils ne sont plus activement impliqués dans l'espace de travail. Voici comment procéder :
- Ouvrez le menu Admin en cliquant sur votre avatar.
- Sélectionnez Personnes dans la liste des options.
- Recherchez l'utilisateur que vous souhaitez gérer. Faites défiler la liste des invités ou utilisez la fonction de recherche en haut de la fenêtre.
- Dans la barre de gauche, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Invité. Sélectionnez un nouveau rôle dans la liste déroulante.
Vous pouvez également supprimer entièrement les utilisateurs invités une fois qu'ils ont terminé ce qu'ils ont prévu de faire :
- Allez dans le menu Admin > page Personnes.
- Trouvez l'utilisateur sur la liste des invités.
- Cliquez sur les trois points horizontaux à l'extrême droite de l'écran.
- Sélectionnez Supprimer dans la liste des options.
Sur Windows 10
Lorsque vous ajoutez des invités à une tâche particulière, vous définissez généralement le paramètre d'autorisation dès le départ. Bien sûr, parfois, leur niveau d'implication change au fur et à mesure que le projet se poursuit. Vous pourriez avoir besoin qu'ils participent plus activement en laissant des commentaires ou en modifiant les fichiers. Heureusement, ClickUp vous permet de modifier le niveau de dégagement à tout moment. Voici comment procéder :
- Ouvrez le menu d'administration en cliquant sur votre avatar.
- Cliquez sur la catégorie Personnes et localisez l'invité sur votre liste.
- Sous Accès, cliquez sur le dossier, la liste ou la tâche souhaité(e).
- Une petite fenêtre contextuelle apparaîtra. Cliquez sur le paramètre d'autorisation actuel dans le coin inférieur droit.
- Sélectionnez un nouveau paramètre dans la liste déroulante.
Il existe un autre moyen de déterminer quelles fonctionnalités apparaîtront dans la vue invité. Si vous souhaitez accorder plus d'accès à quelqu'un, mais que vous ne voulez pas qu'il voietout, vous pouvez utiliser vos privilèges d'administrateur pour le masquer. Par exemple, des fonctionnalités telles que le suivi du temps, les estimations de temps, les champs personnalisés et les balises peuvent toutes être masquées pour les utilisateurs invités, si vous le souhaitez. Voici ce que vous devez faire :
- Ouvrez la page Personnes dans le menu Admin et localisez l'invité.
- Sous Autorisations à l'extrême droite de l'écran, vous verrez les fonctionnalités. Cliquez sur le symbole correspondant pour masquer ou afficher une caractéristique particulière.
Sur Android (et iPhone)
Comme mentionné, les versions mobiles sont limitées en ce qui concerne la gestion des invités et des membres. Cependant, vous pouvez prendre d'autres mesures qui rendent l'application intéressante :
- Créer de nouvelles tâches
- Mettre à jour et modifier des tâches
- Collaborez avec vos collègues et les membres du personnel
- Afficher votre liste de tâches
- Restez informé via les notifications push
FAQ supplémentaires
Les invités peuvent-ils modifier des espaces, des dossiers ou des listes de tâches ?
Oui, si vous leur accordez la permission. Les invités ne peuvent faire que ce que vous leur permettez de faire, ce qui peut garantir l'un des éléments suivants :
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• Afficher – ils peuvent consulter les données partagées.
• Commentaire : ils peuvent ajouter des commentaires ou des commentaires, mais ils ne peuvent pas les modifier.
• Créer et modifier – ils peuvent créer de nouveaux dossiers, insérer de nouvelles données ou apporter des modifications aux fonctionnalités existantes.
Cependant, pour accéder à la gamme complète d'autorisations, vous devez être inscrit à un forfait payant. En outre, les invités ne peuvent être invités qu'à des fonctionnalités individuelles de l'espace de travail, telles que des listes, des dossiers ou des tâches. Vous ne pouvez pas les ajouter à l'ensemble de l'espace de travail à moins qu'ils ne soient mis à niveau vers le statut de membre.
Que se passe-t-il lorsque je n'ai plus de sièges invités ?
Chaque plan payant a un certain nombre de sièges invités disponibles :
• Forfait Illimité : cinq sièges invités par membre, et deux autres avec chaque membre Workspace supplémentaire.
• Plan d'affaires : 10 sièges invités par membre, et vous en obtenez cinq de plus pour chaque membre Space ajouté.
• Plan d'entreprise : même nombre d'invités que le plan d'affaires, avec quelques options d'administration supplémentaires. Par exemple, vous pouvez déterminer qui a le pouvoir d'inviter des invités ou d'interdire complètement la fonctionnalité.
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En termes simples, chaque fois que vous ajoutez un nouveau membre à votre espace de travail, ClickUp vous accorde un autre siège invité. Gardez à l'esprit que le schéma concerne uniquement les utilisateurs disposant d'une autorisation. La plate-forme vous permet d'ajouter un nombre illimité d'invités en lecture seule, quel que soit le forfait.
Sois notre invité
Les administrateurs d'espace de travail peuvent ajouter des invités à des listes, des tâches et des dossiers individuels en quelques étapes simples. Étant donné que ClickUp est un outil de collaboration assez simple, vous n'avez pas besoin d'être bien familiarisé pour vous y retrouver. De plus, avec le plan d'abonnement approprié, vous pouvez décider du niveau d'accès pour chaque utilisateur.
Si travailler hors ligne vous permet de rester plus concentré, vous pouvez télécharger la version de bureau pour macOS et Windows 10. Les applications vous permettent de gérer facilement votre liste d'invités car l'interface est presque identique à la version cloud. ClickUp mobile, cependant, est légèrement plus restrictif mais peut toujours être utile.
Utilisez-vous ClickUp pour la gestion de projet ? Quelles sont vos expériences avec l'outil ? Commentez ci-dessous et dites-nous s'il existe, en fait, un moyen d'ajouter des invités avec votre téléphone portable.
