Google Docs est un excellent outil de collaboration car il permet à plusieurs personnes de modifier et de travailler sur un seul document en même temps, sans perdre de vue qui fait quoi.
Si vous ou votre organisation utilisez Google Docs, savoir qui dans l'équipe a consulté quel document et quand peut être une information utile. En veillant à ce que tout le monde lise une ébauche, les termes et conditions, votre dernière soumission, les politiques et procédures ou tout autre document important, il est essentiel de savoir qui a fait quoi et quand.
Jusqu'à récemment, vous ne pouviez pas voir qui a consulté votre document Google. Vous pouvez voir qui l'a édité, mais pas qui vient de le lire. S'ils n'ont pas enregistré, modifié ou laissé de commentaire, vous ne saviez pas si une personne en particulier avait lu la dernière version d'un document.
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De plus, étant donné que vous pouvez partager des documents Google avec des autorisations en lecture seule, vous pouvez partager le document avec certaines personnes dans l'intention qu'elles examinent le document sans apporter de modifications.
Les versions actuelles de Google Docs vous permettent de configurer les paramètres afin que vous puissiez voir qui a consulté votre document Google. Voyons comment vous pouvez le faire vous-même.
Moniteur d'activité G Suite
G Suite est généralement utilisé par les organisations dans lesquelles la collaboration est essentielle. Si vous utilisez G Suite pour collaborer régulièrement avec d'autres personnes, vous pouvez utiliser le moniteur d'activité pour afficher l'historique de consultation de n'importe quel fichier Google Doc.
Suivez ces étapes pour ce faire:
- Ouvrez un fichier Google Doc
- Cliquez sur la tendance à la hausse icône de flèche en haut à droite, ou allez à la Outils menu déroulant
- Ouvrez le Moniteur d'activité
- Clique sur le Tous les spectateurs pour l'onglet de votre organisation
Ce processus vous permettra de suivre les vues dans le document, y compris la date et l'heure de la dernière vue pour chaque visionneuse.
Si vous ne voyez pas l'option Moniteur d'activité dans votre document Google, cela signifie probablement que vous êtes connecté à la version gratuite de Google Docs, ou à un compte personnel, plutôt qu'à une version de G Suite.
Tendances des spectateurs et des commentaires
En plus de voir qui a consulté votre document Google, le moniteur d'activité vous permet également de voir les tendances sur le moment où les gens ont consulté ou commenté votre document.
Tendance des téléspectateurs: Vous montre un graphique à barres du nombre de spectateurs uniques sur n'importe quelle période de temps que vous choisissez, de 7 jours à tous les temps.
Tendance des commentaires: Vous montre des graphiques à barres de la tendance des commentaires sur une période de 7 jours à tous les temps.
Désactiver l'historique de visualisation dans Google Docs
Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez désactiver l’historique de consultation d’un document, vous pouvez également le faire en suivant ces étapes rapides:
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- Ouvrez le document Google
- Cliquez sur la tendance à la hausse La Flèche dans le coin supérieur droit de votre document ou accédez à Outils dans le menu déroulant
- Ouvrez le Moniteur d'activité
- Sous Paramètres du document, basculez Afficher mon historique de consultation pour ce document éteindre
Cette option est également disponible dans la version personnelle ou gratuite de Google Docs. Si vous travaillez sur un document mais que vous ne voulez pas que vos collaborateurs le sachent tant que vous n'êtes pas prêt à partager vos dernières révisions, vous pouvez désactiver votre historique de consultation.
Commencez par ouvrir Google Docs et cliquez sur Paramètres .
Le menu Paramètres vous permet de désactiver votre historique des vues avec les paramètres du tableau de bord d'activité. Une fois que vous avez basculé cette option sur la position désactivée, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Comment voir qui a apporté des modifications à votre document Google
Le contrôle de version est très important, surtout si vous travaillez dans un secteur réglementé. Le contrôle de version est quelque chose que Google Docs fait bien depuis un certain temps. Docs montrera qui a modifié un document, l'a enregistré ou l'a partagé. Cela fonctionne non seulement avec G Suite, mais également avec Google Docs personnel.
Si vous êtes intéressé par le contrôle de version ou que vous voulez vous assurer que personne n'a apporté de modifications, il ne devrait pas sans verrouiller le fichier, vous pouvez le savoir en suivant ces étapes:
- Ouvrez un document Google que vous souhaitez suivre
- Sélectionner Déposer et Historique des versions
- Sélectionner Voir l'historique des versions
Une fenêtre devrait apparaître sur la droite de votre écran montrant chaque sauvegarde et modification pour le document en question. En fonction de la configuration de G Suite ou de Google Docs, vous pouvez également consulter ces données en sélectionnant le lien 'La dernière modification était…' en haut du document. Cela vous amène exactement au même endroit.
Dans cette fenêtre, vous devriez également avoir la possibilité d'afficher la version précédente du document avant que les modifications ne soient effectuées.
Ceci est essentiel pour le contrôle de version car vous disposez d'une piste d'audit des modifications apportées, du moment où elles ont été apportées et par qui. Il est également utile si vous avez apporté des modifications, si vous dormez dessus, changez d'avis et souhaitez les annuler.
Comment voir qui a partagé votre document Google
Vous pouvez également voir qui a partagé votre document Google et quand. Vous pouvez également voir les paramètres de partage afin de mieux contrôler l'accès à votre document.
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- Aller à drive.google.com
- Cliquer sur MyDrive à gauche
- Cliquez sur le petit je bouton dans le coin supérieur droit
- Cliquez sur Activité
- Cliquez sur chaque fichier ou dossier individuellement ou consultez la barre de défilement à droite de l'écran. Cela vous montrera qui a partagé votre document.
Vous pouvez également vérifier à partir du document en sélectionnant Partager. Les noms des individus apparaîtront dans la fenêtre contextuelle. S'il y a plusieurs personnes, sélectionnez un nom et la liste de tous les noms apparaîtra.
Dernières pensées
Votre capacité à déterminer qui a consulté, partagé et modifié vos documents est limitée si vous n'avez pas accès à un compte G Suite. cependant, il existe encore des moyens d'obtenir des informations de base.
En suivant les étapes fournies dans ce guide, vous pouvez voir rapidement et facilement qui a consulté, modifié ou modifié votre document Google Docs de quelque manière que ce soit.
